Бизнес-встречи и совещания могут проводиться в формальной или не формальной обстановке, в зависимости от компании и обстоятельств. Но в любом случае умение вести протокол в процессе встречи/совещания часто бывает критичным и спасает от головной боли, а подобный навык крайне приветствуется работодателями. Нижеследующие рекомендации основаны на книге «Rules of Order» автора Henry M. Robert(а). Многие из них помогут вам оперативно анализировать, реагировать и предугадывать дальнейший ход событий, несомненно, записи не раз пригодятся вашему шефу.
В целом, это не настолько сложно.
Вам понадобятся:
— Портативный, но достаточно мощный пленочный диктофон (помните, что пленочная запись — доказательство, если в этом нет необходимости, используйте современный цифровой);
— Пустые пленки для записи;
— Достаточно большой блокнот для записей;
— Компьютер.
Итак, ведем протокол встречи:
1. Постарайтесь заранее получить список вопросов будущего совещания/встречи, которые будут обсуждаться на повестке. Вспомните/найдите результаты предыдущей встречи. Составьте схему возникших тогда, возможных и имеющиеся новых вопросов. Подготовьте сопутствующие документы, которые могут понадобиться. Подумайте о том, чтобы использовать на будущей встрече диктофон ради обеспечения аккуратности и точности сохранения полученной информации и достигнутых договоренностей.
2. Займите место рядом с тем, кто возглавит встречу, чтобы без проблем получить уточнение по обсуждению или задать вопрос.
3. Составьте и запишите по возможности точный, или примерный план встречи. Он поможет вам в дальнейшем сориентироваться, особенно во время накала страстей.
4. Запишите дату, время и место встречи.
5. Во время бизнес-встречи на листе бумаги распишите, где кто сидит, включая имена и должности. Если не знаете заранее, пустите по кругу бумагу с просьбой написать свои имена. Во время встречи вы быстро сможете понять, кто говорит благодаря этому листу. Если встреча открытая, запишите только имена тех, кто имеет право голосовать по поднятым вопросам.
6. Отметьте тех, кто пришел позже или ушел раньше, чтобы кратко просветить их и шефа насчет моментов, которые первые пропустили. Запишите так же имена тех, кто был приглашен, но не пришел.
7. Запишите пункты на повестке в том порядке, в котором они обсуждались. Если пункт восьмой обсуждался перед вторым, оставьте старую нумерацию, но отметьте новый порядок.
8. Запишите перестановки, изменения и нововведения, которые были сделаны, и людей, которые их внесли и протолкнули.
9. Запишите, какие предложения были приняты, а какие отвергнуты, отметьте, как распределились голоса (по поднятым рукам, по поданным голосам или еще какой-либо методике), и где решение было принято единогласно. Если встреча малочисленна, распишите имена голосовавших – кто одобрил, кто проголосовал против, и кто воздержался для каждого предложения.
10. Сфокусируйтесь на записи активности, проявленной отдельной группой. Избегайте при этом деталей каждой дискуссии.
Несколько советов от знатоков:
— Во время встречи не теряйте концентрацию, любая пропущенная секунда может оказаться решающей;
— Разработайте собственные аббревиатуры и сокращения для стандартных фраз, имен, действий, мест, организаций и идей. Чем меньше времени вы потратите на запись или набор текста, тем больше внимания вы сможете уделить встрече;
— Не забывайте отмечать поправки к выдвинутым изначально идеям, изменениям и предложениям.
Время для переписи и упорядочивания результатов.
1. Упорядочить и переписать все заметки лучше всего сразу после встречи, когда память еще хранит детали каждого события.
2. Следуйте тому же формату записей, которого вы придерживались, оформляя предыдущий протокол встречи. Лучше всего заранее узнать у вашего шефа, какой формат записей его интересует. Например, хочет ли он, чтобы записи слово в слово повторяли сказанное, или достаточно будет краткого изложения основных идей.
3. Отмечайте принятые решения стандартной фразой: «Голосованием решено, что…»
4. Рассмотрите возможность дополнить протокол длинными собственными заключениями, отчетами или прочими сопутствующими материалами.
5. Закончите документ подписью «Представлено на рассмотрение» и далее ваше имя и дата.
6. Отметьте хронологию в записной книжке по минутам.
Статья по материалам: http://www.ehow.com/how_3815_minutes-business-meeting.html
и http://www.ehow.com/how_2054990_take-minutes.html
